Webinar là dạng hội thảo trực tiếp kết nối người thực hiện nó với cả thế giới thông qua đường truyền internet. Ở đó, những người tham dự hội thảo không cần phải có mặt trực tiếp tại nơi tổ chức. Điều này mang lại sự tiện ích tối ưu cho tất cả các bên.
Ở những bài trước, chúng tôi đã giới thiệu đến các bạn thông tin về định nghĩa, tiện ích mà nó mang lại cho người dùng. Bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin về yêu cầu kỹ thuật để giúp các bạn có thể tự mình thiết lập sử dụng dạng hội thảo hiện đại này. Một webinar thông thường sẽ cần có những yêu cầu về kỹ thuật như sau:
Chuẩn bị một nền tảng webinar
Trước tiên, để thiết lập và sử dụng webinar, bạn cần phải chọn cho mình một nền tảng chuyên nghiệp. Tương tự như việc bạn muốn bán hàng online nhưng chưa biết bán ở đâu. Bạn phải xác định và chọn cho mình một nền tảng để bán online là Facebook hay Zalo, Instagram,…
Hiện nay, các nhà chuyên môn đánh giá cao những nền tảng hội thảo trực tuyến sau: Demio, WebinarJam, Webinar Ninja và một số nền tảng khác. Khi sử dụng những nền tảng hội thảo trực tuyến này, bạn có thể dùng được hầu hết các tính năng như chat trực tuyến, tạo hộp ý kiến, chia sẻ webcam, chia sẻ màn hình trình chiếu máy tính của bạn,…
Đây hầu hết là những nền tảng có tính phí. Tùy thuộc vào khả năng chi trả, bạn có thể tìm hiểu và lựa chọn cho mình một nền tảng phù hợp nhất. Trong các bài tiếp theo, chúng tôi sẽ phân tích cho bạn đặc điểm, ưu và nhược của từng nền tảng được ưa chuộng nhất hiện nay.
Đầu tư camera chất lượng
Yếu tố kỹ thuật không thể thiếu cho một hội thảo trực tuyến chính là camera. Những hình ảnh của bạn là vô cùng cần thiết để tạo nên sự kết nối giữa bạn với những người tham gia hội thảo trực tuyến. Do đó, rất cần đầu tư một chiếc camera chất lượng để những hình ảnh được truyền tải một cách rõ nét và chân thực nhất. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các chức năng chỉnh sửa độ sáng, tương phản hay những yếu tố khác để hình ảnh được đẹp và đúng ý hơn.
Thiết bị thu âm thanh (microphone)
Ngoài hình ảnh thì âm thanh cũng là một phần của buổi hội thảo trực tuyến. Thông qua một chiếc microphone, bạn có thể trò chuyện trực tiếp với những người tham gia webinar. Điều này cực kỳ quan trọng trong một buổi hội thảo. Do đó, thay vì sử dụng microphone có sẵn trong máy tính hay điện thoại, bạn nên đầu tư một microphone chuyên nghiệp.
Internet kết nối mạnh mẽ
Để thiết lập và sử dụng webinar thì bạn không thể nào không có một đường truyền internet. Mặt khác, nó còn đòi hỏi internet của bạn phải mạnh, không bị ngắt quãng. Bởi vì trong toàn bộ buổi hội thảo, có rất nhiều thao tác được thực hiện cùng lúc như chia sẻ hình ảnh, giọng nói, màn hình máy tính hoặc tạo bảng hỏi, chat trực tuyến,… Do đó, nếu internet không đủ mạnh sẽ khó có thể thực hiện những thao tác trên trong hội thảo trực tuyến.
Có thể nói, tốc độ của đường truyền internet là yếu tố gần như quyết định việc hội thảo có diễn ra suôn sẻ hay không. Vì vậy, đừng tiết tiền mà không đầu tư một gói internet thật mạnh để kết nối webinar nhé. Trước khi tổ chức hội thảo trực tuyến, bạn có thể kiểm tra tốc độ internet bằng cách sử dụng SpeedTest.net để đảm bảo rằng hội thảo không bị trục trặc.
Hướng dẫn cách tổ chức và tham gia webinar
Tất cả những người được mời tham gia webinar sẽ phải tải một ứng dụng tùy vào nền tảng mà bạn sử dụng để tổ chức webinar. Mỗi người cần phải nhập những thông tin của họ khi ứng dụng yêu cầu để tham gia webinar. Một số nền tảng thì sẽ gửi liên kết qua email cho người tham dự. Bằng liên kết này, họ sẽ nhập thông tin như tên, địa chỉ, số điện thoại. Cũng thông qua liên kết này, người được mời tham gia hội thảo sẽ nhấp vào link và bắt đầu tham gia.
Như vậy, có nghĩa là những ai có link gửi về sẽ được tham gia webinar. Người tổ chức phải kiểm soát để đảm bảo những người trong danh sách đều được mời tham gia. Có một số nền tảng cho phép người tham gia được truy cập và xem lại buổi hội thảo sau khi nó kết thúc nếu họ không thể tham gia vào lúc nó diễn ra trực tiếp.
Trên đây là thông tin về các yêu cầu kỹ thuật cần có để bạn thiết lập và sử dụng webinar. Dạng hội thảo này đã phổ biến trên thế giới, nhưng tại Việt Nam thì vẫn còn khá mới. Do đó, nắm vững cách làm, hướng dẫn tạo một webinar mà chúng tôi vừa chia sẻ sẽ giúp bạn có thể đi đầu trong xu hướng phát triển của truyền thông hiện đại.
