Trong bối cảnh công nghệ phát triển như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng hình thức đại hội cổ đông trực tuyến để tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, việc tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến cũng đem lại nhiều khó khăn cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ chỉ ra những khó khăn đó và nêu các giải pháp để doanh nghiệp giải quyết.
Đại hội cổ đông diễn ra vào thời gian nào?
Đại hội cổ đông thường được tổ chức vào tháng 4 hàng năm. Tuy nhiên, năm nay do ảnh hưởng của đại dịch covid 19 nên nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thể tiến hành được đại hội cổ đông mà đã xin gia hạn vào ngày 30/6 tới. Tuy nhiên, đến “giới hạn đỏ” 30/6 nhưng tình hình dịch bệnh không được đẩy lùi. Để doanh nghiệp không rơi vào tình cảnh vi phạm pháp luật do không tổ chức đại hội cổ đông đúng hạn thì doanh nghiệp đã phải tiến hành tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến.
Tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến đã diễn ra phổ biến trên thế giới
Việc tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến không phải là điều mới ở nhiều quốc gia. Tại Mỹ thì việc tổ chức họp đại hội cổ đông trực tuyến diễn ra phổ biến. Các quốc gia như Anh, Đức, Canada, Singapore cũng đã thực hiện tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến vào tháng 4/2020.
Trên thực tế, việc triển khai đại hội cổ đông trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như thúc đẩy các công ty đổi mới, ứng dụng công nghệ, tăng khả năng huy động cổ đông tham gia, Điều này đặc biệt phù hợp với các công ty, tập đoàn đa quốc gia; giúp tiết kiệm chi phí so với họp trực tiếp (bao gồm chi phí thuê hội trường, in ấn tài liệu, nguồn nhân lực phục vụ phiên họp…).
Những lưu ý khi doanh nghiệp tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến
Dưới nền tảng trực tuyến, Đại hội cổ đông được diễn ra dưới 2 dạng là : cuộc họp trực tuyến toàn bộ (virtual only-meeting), trong đó không thành viên nào gặp mặt trực tiếp; và cuộc họp trực tuyến một phần (hybrid meeting) với sự tham gia của một số thành viên có mặt trực tiếp tại một địa điểm cụ thể và thiết lập đường online để các thành viên khác trong cuộc họp này tham gia.
Các câu hỏi của cổ đông sẽ được gửi dưới dạng câu hỏi điện tử với khối lượng lớn cùng với trạng thái “ẩn danh’’, nên sẽ gây khó cho chủ tọa trong việc quyết định chọn câu nào sẽ trả lời. Do vậy, có thể không thỏa mãn yêu cầu của các cổ đông với các câu hỏi, đặc biệt là những câu hỏi hóc búa, “nhạy cảm”.
Ngoài ra, doanh nghiệp khi tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến còn gặp phải khó khăn như khó dự đoán được kết quả cuộc họp. Họp trực tuyến đồng nghĩa với việc có nhiều cổ đông tham gia họp hơn. Trong một phạm vi nhất định, số lượng bỏ phiếu có thể bị thay đổi theo thời gian thực, cổ đông không thực hiện việc ủy quyền biểu quyết, nên việc dự đoán kết quả sẽ khó hơn.
Ngoài ra, để đảm bảo cuộc họp, doanh nghiệp cũng cần lưu ý những vấn đề liên quan đến lỗi kỹ thuật, tốc độ đường truyền… có thể sẽ xảy ra gây đình trệ, thậm chí tê liệt hoàn toàn một cuộc họp trực tuyến.
Không thể phủ nhận những lợi ích mà hình thức tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến mang lại cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên để đảm bảo đạt được hiệu quả cao thì đòi hỏi doanh nghiệp cần có biện pháp và cách thức tiến hành phù hợp, chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang cần sự hỗ trợ của đơn vị chuyên tổ chức các chương trình trực tuyến chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Trọng Kiểm Production. Bằng uy tín và kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức một chương trình đại hội cổ đông trực tuyến thành công mỹ mãn.
