Với diễn biến phức tạp của dịch bệnh Covid-19 hiện nay thì mọi người để đảm bảo an toàn được khuyến cáo không nên tụ tập đông người. Chính vì vậy khiến cho một buổi hội thảo quảng bá sản phẩm dịch vụ trở nên khó khả thi. Vì vậy giải pháp đặt ra chính là tổ chức một hội thảo trực tuyến. Nhưng cụ thể quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến như thế nào để mang lại hiệu quả thì không phải bất cứ ai cũng biết và hiểu rõ. Do vậy nội dung trong bài viết sau đây chúng tôi xin được tư vấn giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.
Khái niệm, lợi ích của tổ chức hội thảo trực tuyến
Tổ chức hội thảo trực tuyến chính là một chương trình hội thảo được tổ chức, diễn ra trực tuyến. Người tham dự vì vậy có thể dễ dàng theo dõi bằng laptop, bằng mobile ở bất cứ đâu qua đường truyền internet. Một công ty, một thương hiệu hoàn toàn có thể tổ chức tổ chức hội thảo trực tuyến để đào tạo nhân viên hoặc ra mắt sản phẩm, tiến hành bán hàng.
Theo như Inside Sales.com, thì có đến 73% các nhà lãnh đạo Marketing và Sales cho rằng hội thảo trực tuyến chính là cách tốt nhất giúp tạo những khách hàng tiềm năng và chất lượng.
Đó là vì:
Mang tính tương tác cao: Theo thống kê thì thời gian xem trung bình của người tham dự tổ chức hội thảo trực tuyến là 61 phút.
Theo suốt hành trình khách hàng: Từ những cuộc thảo luận của ban lãnh đạo cho đến những bản demo trực tiếp hàng tuần. Thì hội thảo trực tuyến chính là cách hiệu quả, sinh động nhằm đưa khách hàng tiềm năng từ giai đoạn nhận thức thương hiệu đến giai đoạn mua hàng.
Tạo ra khách hàng tiềm năng chất lượng để bán hàng: Tổ chức hội thảo trực tuyến luôn mang đến rất nhiều những thông tin để bạn có thể xác định khách hàng tiềm năng chất lượng cao và sẵn sàng bán hàng. Bởi vì chính mỗi người đăng ký hội thảo trực tuyến sẽ để lại những thông tin cơ bản. Vì vậy bạn hoàn toàn có thể thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng cũng như tương tác với họ, tiếp cận bán hàng.
Vậy quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến như thế nào?
1. Xác định mục tiêu tổ chức
Đó là những thông tin như chia sẻ kiến thức, quảng bá sản phẩm hoặc đào tạo. Sự kiện miễn phí hay thu phí. Và chương trình này phát public hay private?
2. Lên kế hoạch tổ chức
Bao gồm những thông tin như thời gian, diễn giả, chủ đề, nội dung. Cụ thể nên chọn lựa thời gian tổ chức phù hợp với những đối tượng tham dự sự kiện cùng thời lượng sự kiện diễn biến khoảng 60 đến 90 phút.
Chủ đề sự kiện của tổ chức hội thảo trực tuyến cần thể hiện rõ ràng nội dung cùng lợi ích mang đến cho người tham dự. Những diễn giả nổi tiếng hoặc có tầm ảnh hưởng nhất định rằng sẽ thu hút lượng lớn người tham gia.
Nội dung sự kiện sẽ được diễn giả trình bày kèm theo slide thuyết trình. Do đó cần thiết kế slide thật thu hút, đẹp, dùng nhiều hình ảnh cùng video minh họa ấn tượng. Có thể tham khảo thêm những ứng dụng thiết kế slide chuyên nghiệp như là envato hay prezi…
Cần chọn lựa kênh phát trực tiếp cho tổ chức hội thảo trực tuyến như facebook, zoom, youtube… Phần tương tác cùng khán giả có thể dùng slide đặt câu hỏi, thăm dò ý kiến, tạo trắc nghiệm…
3. Truyền thông cho sự kiện
Gửi thư mời với sự kiện và tạo landing page nhằm đăng ký hay bán vé. Với sự kiện public cần truyền thông sớm đến đối tượng tham dự qua email marketing, qua facebook ads hoặc thông qua báo chí, KOLs…
4. Setup trường quay, ghi hình và phát sự kiện trực tuyến
Tiếp theo trong quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến chính là setup trường quay, tiến hành ghi hình cũng như phát sự kiện trực tuyến. Tùy vào quy mô sự kiện bạn có thể ghi hình ở nhà, công ty hoặc chuyên nghiệp hơn là ở trường quay. Một giải pháp được đánh giá tiết kiệm chi phí đang dùng phổ biến đó là phông xanh để ghi hình cũng như tạo bối cảnh chuyên nghiệp thay cho dựng bối cảnh vật lý.
Ngoài ra cũng cần test những yếu tố kỹ thuật như là máy quay, đường truyền internet, hệ thống, phông nền…
5. Gửi form đánh giá sự kiện cùng tài liệu chuyên môn
Cuối cùng sau khi tổ chức hội thảo trực tuyến cần thu thập những ý kiến đánh giá mục đích cải thiện chất lượng nội dung cho những sự kiện sau. Bên cạnh đó người tham dự cũng luôn muốn nhận được những tài liệu hay video ghi hình ở những sự kiện.
Trên đây là chi tiết quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến cơ bản giúp mang lại sự thành công cho buổi hội thảo. Hy vọng các thông tin này hữu ích và cần tư vấn thêm bất cứ câu hỏi nào liên quan đến tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến vui lòng liên hệ cùng Trọng Kiểm Production ngay.
